Adjoint.e d’administration

Sous la supervision de la direction générale adjointe, la personne titulaire effectue, sous encadrement général, une variété de tâches dans les champs du soutien administratif et logistique. La personne titulaire du poste agit en tout temps et en toutes circonstances dans le respect des politiques et règles d’éthique de notre organisation et fait preuve d’une grande rigueur dans chacun des actes posés.

• Maintenir l'inventaire des outils informatiques et technologiques en vérifiant les stocks pour déterminer le niveau d'inventaire;
• Assurer le fonctionnement de l'équipement informatique et technologique en remplissant les exigences d'entretien préventif; évaluer de nouveaux équipements et techniques; coordonner les réparations de l'équipement;
• Contribuer aux relations et aux suivis d’affaires avec des partenaires externes;
• Gérer différentes listes de contacts;
• Contribuer à la gestion des différentes boîtes courriel génériques;
• Préparer et assurer l’envoi de commandes de matériel promotionnel;
• Organiser des rencontres virtuelles;
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau;
• Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs;
• Assurer un accueil en présence et téléphonique de 2 à 4 jours par semaine;
• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces;
• Résoudre des problèmes administratifs;
• Réviser, mettre en page, développer des outils, des documents, des présentations, des tableaux de suivis, des rapports selon les demandes;
• Contribuer à l'effort d'équipe en réalisant des tâches connexes au besoin.

• Connaissance de la solution Microsoft 365 incontournable;
• Excellente maîtrise de MS Office;
• Grandes habiletés informatiques : communications électroniques, logiciels usuels, Adobe Pro, logiciel de gestion d’inscriptions et navigation internet;
• Connaissance pratique de l'équipement informatique et technologique usuel (portable, souris, casque, …);
• Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail;
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes;
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale;
• Fortes compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâche;
• Proactivité, autonomie, débrouillardise et sens des responsabilités;
• Expérience confirmée d’adjoint.e d’administration d’au moins 5 années;
• Diplôme d’études collégiales dans une discipline pertinente (technique en administration de bureau, en bureautique, etc.);
• Preuve de vérification de l’absence d’empêchement judiciaire (à fournir après l’entrevue si vous êtes sélectionné pour le poste).

• Conditions de travail et avantages sociaux compétitifs
• Poste à temps partiel : 30 h/semaine
• Lieu de travail et entrée en fonction : Montréal, aussitôt que possible.

Si ce poste vous intéresse, faites parvenir une lettre de motivation et votre CV à l’attention de Guillaume Morin, conseiller en Ressources humaines, à recrutement@lappui.org