Pratiques gagnantes dans l'utilisation du numérique

La transition numérique des organisations est devenue incontournable. De plus en plus d'organismes en proche aidance intègrent les technologies numériques à leurs processus administratifs, leurs communications et leurs services à la population.

Découvrez les pratiques gagnantes à adopter pour tirer tout le potentiel du numérique dans votre organisation.

Pratiques gagnantes

Une stratégie numérique est un plan défini qui guide une organisation dans l'utilisation des technologies numériques. Elle lui permet de déterminer ses objectifs numériques et la façon de les atteindre. Une stratégie numérique doit concorder avec la mission de l'organisation. Elle inclut généralement la vision, les principes directeurs, les priorités, les actions à réaliser, etc. Elle reconnait l'importance d'une bonne planification des usages numériques. Une stratégie numérique peut être utile pour toute organisation, quel que soit son niveau de maturité numérique.

Éléments-clés

Dresser un portrait précis de la situation de l'organisation; faire le point sur l'utilisation actuelle du numérique.
Se fixer des objectifs clairs et réfléchir aux prochaines étapes permettant d’avancer; évaluer les ressources requises; bâtir une feuille de route; définir les mesures de performance, etc.
S'assurer de répondre aux besoins des utilisateurs des services de l'organisation, sans mettre de côté ceux du personnel; procéder à une analyse des besoins.
Choisir les bons outils technologiques.
Prévoir un plan de communication afin de favoriser une transition en douceur grâce à une bonne gestion du changement.

L'expression « transition numérique » n'est pas synonyme de « tout numérique, tout de suite »! La transition numérique progressive présente de nombreux avantages pour les organisations qui souhaitent opérer cette transformation en douceur.

Éléments-clés

Comprendre la complexité d'une transition numérique; il ne s’agit pas seulement d’acheter du matériel et d'offrir des services à distance; il s’agit de transformer sa façon de travailler, de s’organiser, de communiquer, de répondre aux besoins de la population.
Procéder étape par étape; cela permet de limiter les coûts initiaux (les dépenses peuvent être ajustées au fil du temps en fonction des résultats obtenus).
Chercher à connaître les raisons de la résistance au changement au sein de l'organisation; quelles que soient les sources de cette résistance, garder en tête que le personnel et la clientèle peuvent accepter plus aisément les nouveaux outils et processus lorsque ceux-ci sont implantés progressivement.

La « fracture numérique » concerne autant les inégalités d’accès aux technologies numériques que celles de compétences et d’usage. Les organisations peuvent adopter diverses mesures d'inclusion numérique.

Éléments-clés

Tenir compte des impacts de la fracture numérique autant chez le personnel de l'organisation que chez les utilisateurs des services.
Porter une attention aux facteurs de vulnérabilité numérique (l’âge, la situation géographique, le revenu, le niveau d’éducation, le statut d’immigration, etc.).
Prêter de l’équipement (tablette, ordinateur, etc.) aux utilisateurs de services qui n’y ont pas accès.
Offrir des formations sur l'utilisation des nouvelles technologies et/ou référer vers les ressources externes spécialisées.
Faciliter l’accessibilité et l’utilisabilité des services numériques en adaptant l’environnement et les communications numériques en fonction des besoins et limitations de tout un chacun.
Maintenir des alternatives hors ligne; penser l’inclusion numérique suppose de prévoir une offre de services qui ne nécessite pas d’ordinateur ou de connexion à Internet; le maintien de telles alternatives permet d’éviter l’exclusion des personnes qui ne sont pas branchées, qui sont en déficit de compétences ou, encore, qui préfèrent ne pas utiliser les services en ligne.

Une politique organisationnelle est un ensemble de directives et de règles qui régissent les comportements et les décisions au sein d'une organisation. Les politiques organisationnelles couvrent un éventail de sujets, de la prévention du harcèlement à la gestion de la présence au travail. Certaines sont obligatoires en vertu de la loi. Chaque politique concerne un aspect spécifique de la mission ou des activités d'une organisation et devrait être adaptée aux nouvelles réalités numériques.

Éléments-clés

Dresser la liste des politiques organisationnelles existantes.
Identifier les politiques à modifier pour tenir compte des nouvelles réalités numériques (par exemple, la mise à jour du code d'éthique d'une organisation pour encadrer la gestion des demandes de soutien psychosocial via les réseaux sociaux).
Accorder une importance particulière aux changements législatifs (par exemple, la Loi 25 qui a introduit une importante réforme des lois en matière de protection des renseignements personnels au Québec).
S'intéresser aux enjeux majeurs liés à l'utilisation croissante des technologies dans les organisations (par exemple, la cybersécurité) et développer des politiques pour mitiger les risques (par exemple, mettre en place une politique de gestion des mots de passe, une politique de gestion sécurisée des courriels, une politique de connexion sécurisée, une politique d’utilisation des appareils personnels au travail, etc.).
Diffuser les politiques pour les faire connaitre à l'interne et à l'externe.

La cybersécurité est un enjeu pour toutes les organisations. La cybersécurité englobe l'ensemble des technologies, des processus, des pratiques, des mesures d'intervention et d'atténuation dont la raison d'être est d'empêcher que les réseaux, ordinateurs, programmes et données soient attaqués ou endommagés, ou qu'on y accède sans autorisation, afin d'en assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité.

Éléments-clés

Inventorier les systèmes et les différentes applications utilisées (ex. : serveurs, logiciels, outils collaboratifs, etc.), identifier où les données sont stockées et déterminer si elles sont accessibles de manière sécurisée; repérer les vulnérabilités potentielles.
Porter une attention particulière aux informations sensibles manipulées par l'organisation (par exemple, des informations personnelles identifiables, des données financières ou des renseignements médicaux).
S'assurer d'appliquer les correctifs et les mises à jour pour tous les logiciels et tout le matériel et ce, de manière régulière.
Choisir des mots de passe robustes et mettre en mettre en œuvre des politiques d’authentification des utilisateurs (l’authentification à deux facteurs ou l’authentification multifacteur).
Copier les informations et les applications essentielles vers au moins un emplacement sécurisé, comme le nuage ou un disque dur externe; effectuer régulièrement des tests de sauvegarde et de récupération.
Installer un antivirus et un anti-maliciel sur les appareils pour contrecarrer les attaques malveillantes.
Sécuriser le site Web de l'organisation; chiffrer le site Web et les données transmises depuis celui-ci en installant un certificat SSL.
Élaborer un plan d’intervention en cas d’incident.
Former les gestionnaires et le personnel.

Kim Fredricks

Directrice développement et innovation, L'Appui pour les proches aidants

La transition numérique est un processus progressif qui doit être adapté aux réalités des organismes en proche aidance. En avançant un projet à la fois, selon leurs ressources (humaines, matérielles, technologiques et financières) et leur capacité à gérer le changement, ils pourront optimiser leurs pratiques et renforcer leur impact.

Les multiples usages du numérique

L'utilisation du numérique peut notamment permettre aux organismes en proche aidance :

d'augmenter l'efficience des processus administratifs (travail collaboratif grâce aux outils bureautiques, gestion électronique des documents, accélération de certains processus comme la facturation, etc.).
de transformer les activités de communication, que ce soit pour la création de contenus (vidéos, articles, animations, etc.), la publicité (achats de bannières web, référencement des services, etc.) ou le maintien des relations internes et externes à l'organisation.
de soutenir la prestation de services à la population, qu'il s'agisse du soutien psychosocial, du répit aux proches aidants, ou encore des activités de formation et d'information.

Ressources à explorer

Académie de la transformation numérique (ATN)

L'Académie de la transformation numérique (ATN) propose aux organisations publiques et privées de cocréer des parcours d’apprentissage adaptés aux besoins réels de leur personnel.

Découvrir la ressource launch

AlphaNumérique

Un projet national de formations gratuites pour développer ses compétences numériques destiné aux professionnels et au grand public.

Découvrir la ressource launch

MesProcédures.ca

Une trousse 100% gratuite pour être zen avec la Loi 25.

Découvrir la ressource launch

Programme Transformation numérique des entreprises collectives

Ce programme vise à sensibiliser, à former et à accompagner les entreprises collectives dans leur processus de transformation numérique

Découvrir la ressource launch

Le Consortium de coopération des entreprises collectives - Transformation numérique des entreprises collectives

Cette coopérative de solidarité accompagne notamment les coopératives et les OBNL pour mettre en place leur projet de transformation numérique.

Découvrir la ressource launch

Espace OBNL - Outils pratiques

L'organisme propose des outils téléchargeables sur divers sujets pertinents pour les OBNL du Québec, notamment les technologies numériques.

Découvrir la ressource launch

Communautique

Communautique œuvre à la démocratisation de l’accès aux technologies de l’information et des communications et à leur appropriation dans une perspective de développement économique, culturel et social. L'inclusion numérique représente l'un de ses axes d’intervention.

Découvrir la ressource launch

Dossier Transformation numérique des entreprises

Un dossier du gouvernement du Québec pour concrétiser un projet de transformation numérique en entreprise ou développer des services d'accompagnement destinés aux entreprises

Pratiques gagnantes dans l'utilisation du numérique